Бератор — НДС от А до Я — Оформляем счета-фактуры

Специальное предложение

Только в апреле действует специальное предложение на покупку бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера». Бератор стоит всего 14 980 руб. вместо 16 980 руб. на 6 месяцев.

* При заказе бератора в информационном пакете «Стандарт бухгалтерии» вместе с бератором вы получите материалы двух бухгалтерских журналов — «Нормативные акты для бухгалтера» и «Практическая бухгалтерия».

Просто заполните форму, и мы вышлем вам на почту письмо с льготным счетом.

Требования к оформлению счета-фактуры

Последний раз обновлено:

Форма счета-фактуры и правила его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

Счета-фактуры можно составлять в электронной форме. Главным условием для этого является взаимное согласие сторон сделки и наличие совместимых технических возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме установлен Минфином России (приказ от 25 апреля 2011 г. № 50н). Формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 года № ММВ-7-6/[email protected]

Даже если стороны сделки достигли соглашения о выставлении электронных счетов-фактур, налогоплательщик может составить его на бумажном носителе. При этом дублировать бумажный счет-фактуру в электронном виде не требуется. Такие разъяснения дала ФНС России в письме от 17 июня 2013 года № ЕД-4-3/10769. Минфин эту позицию поддержал (письмо от 12 сентября 2013 г. № 03-07-09/37682).

Как заполнить счет-фактуру

В строке 1 счета-фактуры указываются порядковый номер и дата его составления.

При продаже товаров комитента (принципала) в строке 1 комиссионер (агент) указывает дату выписки счета-фактуры, выставляемого покупателю. В данной ситуации комитент (принципал) выставит комиссионеру (агенту) счет-фактуру с такой же датой. При приобретении товаров (работ, услуг) для комитента (принципала) в строке 1 комиссионер (агент) указывает дату счета-фактуры, выставляемого ему продавцом. При этом порядковый номер комиссионер (агент) присваивает в соответствии со своей хронологией составления счетов-фактур.

При реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав через обособленные подразделения номер счета-фактуры дополняется через разделительную черту цифровым индексом обособленного подразделения. Этот индекс закрепляется в учетной политике (пп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Таким же индексом нужно дополнять номера счетов-фактур, если реализацию осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий, исполняющий обязанности плательщика НДС.

В строке 1а укажите порядковый номер внесенного в счет-фактуру исправления и дату внесения этого исправления. Если составляется счет-фактура до внесения в него исправлений, то в этой строке ставится прочерк.

Нумерация счетов-фактур

При нумерации счетов-фактур зачастую возникает вопрос, можно ли каждый день начинать с первого порядкового номера. Минфин считает, что такая нумерация счетов-фактур не предусмотрена, и будет являться ошибочной. При этом финансовое ведомство сообщает, что ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм этого налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). А значит, ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера не помешает принять НДС к вычету. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 октября 2013 года № 03-07-09/42466.

Строки 2, 2а и 2б

В строке 2 указывается полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Если продавцом является индивидуальный предприниматель, то здесь следует указать его фамилию, имя и отчество. Налоговые агенты, приобретающие товары (работы, услуги, имущественные права) у иностранных фирм или арендующие (покупающие) государственное имущество, указывают в строке 2 полное или сокращенное наименование продавца (арендодателя), за которого налоговый агент уплачивает налог. Комиссионеры (агенты), приобретающие товары (работы, услуги) от своего имени, указывают здесь наименование продавца.

В строке 2а следует указать место нахождения продавца – юридического лица в соответствии с учредительными документами, либо место жительства индивидуального предпринимателя. Налоговые агенты, приобретающие товары (работы, услуги) у иностранных фирм или арендующие (покупающие) государственное имущество, указывают здесь место нахождения продавца (арендодателя), за которого они уплачивают налог.

В строке 2б указываются ИНН и КПП фирмы-продавца. Налоговые агенты, покупающие товары (работы, услуги, имущественные права) у иностранных компаний, в этой строке ставят прочерк. Налоговые агенты, арендующие (покупающие) госимущество, указывают в этой строке ИНН и КПП продавца (арендатора), за которого они платят налог. Комиссионеры (агенты), которые приобретают товары (работы, услуги) от своего имени, указывают здесь ИНН и КПП продавца.

В строке 3 указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель являются одним и тем же лицом, вносится запись «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, указывается почтовый адрес грузоотправителя.

Если отгрузка товара производится на условиях самовывоза покупателем, то необходимо помнить следующее.

Поскольку счет-фактура составляется на основании первичного учетного документа (товарная накладная ТОРГ-12) по строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» нужно указать те же данные о грузоотправителе, что приведены в соответствующей строке товарной накладной ТОРГ-12 (письмо Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-07-Р3/46026).

В строке 4 указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. При составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права в строках 3 и 4 ставятся прочерки. Также следует поступить, если счет-фактура составляется при получении аванса.

В случае доставки товаров не головной организации покупателя, а его обособленному подразделению в строке 4 следует указать наименование и адрес этого обособленного подразделения (письмо Минфина России от 4 мая 2016 г. № 03-07-09/25719).

Строка 5 заполняется, если фирма получила аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав). Здесь указываются номер и дата составления платежного поручения или кассового чека, которыми оформлено поступление аванса. При безденежных формах расчета в этой строке ставят прочерк.

Налоговый агент, приобретающий работы или услуги у иностранной фирмы, указывает номер и дату платежного поручения на перечисление суммы налога в бюджет.

Налоговый агент, арендующий или приобретающий госимущество, в строке 5 указывает номер и дату платежного поручения на оплату аренды или имущества. Налоговый агент, приобретающий товары у иностранной фирмы на территории Российской Федерации, указывает номер и дату платежного поручения на оплату товаров.

Комиссионер (агент), приобретающий товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указывает в строке 5 номер и дату составления платежных поручений на перечисление денежных средств комиссионером (агентом) продавцу и комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту).

В строке 6 указывается полное или сокращенное наименование покупателя. В строке 6а указывается его место нахождения. Эти строки заполняются в соответствии с учредительными документами покупателя. В строке 6б укажите ИНН и КПП покупателя. Комитенты (принципалы), выставляя счет-фактуру комиссионеру (агенту), реализующему товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указывают в этих строках данные покупателя.

Если счет-фактура предназначен для обособленного подразделения организации-заказчика работ (услуг), то показатели строк 6, 6а и 6б заполняются с учетом следующих особенностей. Несмотря на тот факт, что услуги оказываются обособленному подразделению, счета-фактуры по таким услугам следует выписывать на имя головной организации. То есть в строках 6 «Покупатель» и 6а «Адрес» счета-фактуры нужно указать данные головной организации. А в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» – КПП обособленного подразделения (письма Минфина России от 4 мая 2016 г. № 03-07-09/25719, от 26 февраля 2016 г. № 03-07-09/11029).

В строке 7 укажите наименование валюты, в которой составляется счет-фактура. Здесь же укажите ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Согласно этому документу рубль имеет код 643, евро – 978, а доллар США – 840.

Валюта, указанная в строке 7, является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав. Это означает, что в строке 7 может быть указано только одно наименование валюты.

Обратите внимание: при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, оплата которых согласно договору производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте, в строке 7 в качестве валюты указывается рубль. Так же следует поступить, если обязательство выражено в условных единицах.

Отметим, что по мнению Минфина России, по счету-фактуре, в котором в строке 7 вместо кода и наименования валюты указан графический знак рубля, вычет НДС заявить можно (письмо от 13 апреля 2016 г. № 03-07-11/21095). Поскольку положения пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса предусматривают, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие контролерам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров и их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в вычете НДС.

Как полагают в Минфине, это правило распространяется на случаи, когда в счете-фактуре вместо кода и наименования валюты указан графический знак рубля. Следовательно, по таким счетам-фактурам вычет НДС правомерен.

С 1 июля 2017 года в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах нужно указывать идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 № 625, Федеральный закон от 3 апреля 2017 г. № 56-ФЗ).

Так, в бланке счета-фактуры появилась строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а в бланке корректировочного счета-фактуры — строка 5 с аналогичным названием.

Эти показатели нужно указывать в документах, которые выставляются в рамках выполнения работ по государственным контрактам. Причем не только в счетах-фактурах, которые оформляют при реализации товаров (работ, услуг), но и в «авансовых» счетах-фактурах, а также в корректировочных счетах-фактурах при изменении стоимости отгрузки.

В графе 1 указывается наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. При получении аванса (в том числе частичного) здесь указывается наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав.

Не так давно в Минфине предложили добавить новую графу 1а в форму счета-фактуры. Связано это с тем, что с 1 июля 2016 года российские экспортеры товаров в государства – члены ЕАЭС должны указывать в счете-фактуре код вида вывозимого товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС (ТН ВЭД ЕАЭС). И поскольку специальной графы или строки для отражения кода ТН ВЭД ЕАЭС форма счета-фактуры не содержит, до внесения изменений в счета-фактуру информацию об этом коде можно будет указывать в дополнительных строках и графах этого документа. Разумеется, при условии сохранения формы счета-фактуры (письмо Минфина России от 14 ноября 2016 г. № 03-07-09/66475).

Добавим также, что проект правительства РФ с изменениями формы счета-фактуры и правил его заполнения, предусматривающий специальную графу для кода вида товара, проходит публичное обсуждение на сайте regulation.gov.ru.

Графы 2 и 2а

Графы 2 и 2а предназначены для указания единицы измерения. Эти графы заполняются на основании Общероссийского классификатора единиц измерения. В графе 2 проставляется код единицы измерения, а в графе 2а — соответствующее ему условное обозначение.

В графе 3 указывается количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

В графе 4 указывается цена за единицу товара (тариф на выполненные работы, оказанные услуги), переданного имущественного права без НДС. При применении государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, этот показатель заполняется с учетом суммы налога.

При отсутствии показателя в графах 2, 2а, 3 и 4 ставится прочерк.

В графе 5 указывают стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без НДС.

Графу 6 заполняют, если реализуются подакцизные товары. Здесь указывается соответствующая сумма акциза. При отсутствии этого показателя в графу 6 вносится запись «без акциза».

При заполнении счета-фактуры на аванс в графах 2–6 ставятся прочерки.

Графы 7 и 8

В графе 7 указывается налоговая ставка, а в графе 8 сумма НДС, предъявляемая покупателю. Если фирма освобождена от уплаты НДС или товары (работы, услуги) не облагаются НДС, в эти графы вносится запись «без НДС».

Обратите внимание: согласно пункту 6 статьи 52 НК РФ сумма налога исчисляется в полных рублях. Однако все стоимостные показатели счета-фактуры, в том числе и сумма НДС, указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Округлять их нельзя. Такова позиция Минфина России (см. письмо от 5 марта 2014 г. № 03-07-15/9519).

В графе 9 указывается стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом НДС. При получении аванса (в том числе частичного) в графе 8 указывают сумму НДС, определенного по расчетным ставкам (18% :118% или 10%. 110%), а в графе 9 – сумму аванса.

Графы для импортных товаров

Графы 10, 10а и 11 заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия. В графах 10 и 10а указывается страна происхождения товара (цифровой код и соответствующее ему краткое наименование) в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. В графе 11 проставляется номер таможенной декларации.

Если фирма сама не ввозила товары на территорию России, то графы 10, 10а и 11 заполняются на основании товарораспорядительных документов и счета-фактуры импортера. Если счет-фактура выставляется при получении аванса, в графах 10, 10а и 11 ставятся прочерки.

Товар куплен у «упрощенца»

В письме Минфина России от 20 августа 2015 г. № 03-07-08/48092 чиновники обращают внимание на то, что при продаже импортных товаров, купленных у «упрощенца», в графах 10 «Страна происхождения товара» и 11 «Номер таможенной декларации» счета-фактуры можно ставить прочерки.

Свою позицию финансисты обосновываю так. Налогоплательщик, реализующий импортные товары, несет ответственность только за соответствие сведений, указанных в предъявляемых им счетах-фактурах, данным, которые содержатся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

В свою очередь, счета-фактуры следует оформлять при совершении операций, которые признаются объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Организация, являющаяся поставщиком товаров, применяет УСН и освобождена от уплаты НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), а также от обязанности оформлять счета-фактуры для покупателей. Соответственно, покупатель «упрощенца», не получивший от него счет-фактуру, не имеет данных, отражаемых в графах 10 и 11 этого документа, для переноса их в счет-фактуру, выставляемую при перепродаже импортных товаров.

На этом основании чиновники полагают, что при перепродаже импортных товаров, закупаемых у поставщика, применяющего УСН, в графах 10 и 11 счета-фактуры правомерно поставить прочерк.

Когда графы 10 и 11 счета-фактуры можно не заполнять

Как отмечают в Минфине, продавцы импортных товаров не всегда указывают в счетах-фактурах номера таможенных деклараций и страну происхождения товара. Однако финансисты настаивают на том, что это делать нужно. Причем даже тогда, когда после ввоза товары были перерегистрированы и продаются под иным товарным знаком и с иным номером регистрационного удостоверения, чем те, с которыми они попали в РФ.

Дело в том, что в Налоговом кодексе есть прямое указание на то, что продавцы товаров, страной происхождения которых не является РФ, должны указывать в счете-фактуре номер ТД и страну их происхождения. Это необходимо для того, чтобы налоговая инспекция могла проследить движение импортного товара по «цепочке» от импортера до конечного потребителя. Это поможет избежать массового истребования документов по всем операциям импортера и его контрагентов.

Однако есть исключение из этого правила, Так, например, если товары были ввезены для внутреннего потребления из какой-либо третьей страны в страну, которая является членом ЕАЭС, а затем импортированы в Россию, то они не являются объектом таможенного контроля в России. Правда, при условии документального подтверждения перемаркировки этих товаров в РФ.

Связано это с тем, что при ввозе товаров в Россию с территории стран-членов ЕАЭС таможенная декларация не заполняется. Поэтому при реализации в РФ товаров Таможенного союза, как произведенных в ЕАЭС, так и попавших в Россию транзитом через одну из стран ЕАЭС (например, товаров из Китая, ввезенных в Россию через Казахстан) графы 10 «Страна происхождения» и 11 «Номер таможенной декларации» счетов-фактур можно не заполнять.

Строка «Всего к оплате» заполняется для составления книги покупок, книги продаж и дополнительных листов к ним.

Продажа вторично упакованных импортных товаров

При продаже товаров, ввезенных в РФ из Таможенного союза и вторично упакованных, в счете-фактуре указывают данные таможенной декларации, по которой товары были ввезены в РФ.

Связано это с тем, что страной происхождения товаров считается та страна, в которой товары были произведены или подверглись существенной обработке или переработке (п. 1 ст. 58 ТК ТС).

Товары, которые были вторично упакованы в другой стране, не меняют свою изначальную страну происхождения. Поскольку вторичная упаковка товаров не считается обработкой или переработкой в той степени, которая может изменить их страну происхождения.

Поэтому, продавая товары, ввезенные из Таможенного союза и вторично упакованные в РФ, российский продавец должен указать в графе 11 счета-фактуры данные таможенной декларации, по которой товары были ввезены в РФ. Такой вывод сделал Минфин в письме от 7 апреля 2017 г. № 03-07-09/20667.

Подписи на счете-фактуре

Счет-фактуру подписывают либо руководитель и главный бухгалтер фирмы, либо индивидуальный предприниматель.

Что указывают в счетах-фактурах ИП

Если счет-фактуру подписывает ИП, то дополнительно он должен указать реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Правда, с 1 января 2017 года выдачу такого свидетельства налоговики отменили (приказ ФНС России от 12 сентября 2016 г. № ММВ-7-14/[email protected]). В таком случае что должен указывать в счете-фактуре предприниматель, зарегистрированный после 1 января 2017 года?льно он должен указать реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В письме от 27 апреля 2017 г. № 03-07-09/25676 Минфин пояснил, что до 2017 года документом, который подтверждал запись в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) о регистрации ИП, было Свидетельство о госрегистрации физлица в качестве ИП.

Так как с 1 января 2017 года свидетельство не выдается, документом, который подтверждает наличие записи об ИП в ЕГРИП, является Лист записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (форма № Р60009).

По мнению финансистов, Лист записи может заменить свидетельство о госрегистрации ИП. Поэтому, начиная с 1 января 2017 года, данные именно этого документа предприниматель может указывать в счете-фактуре.

Как подписывают счета-фактуры в организациях

На практике счета-фактуры могут подписывать не только руководитель и главбух организации, но и другие сотрудники. Чтобы избежать лишних споров с налоговиками, в такой ситуации руководитель должен издать приказ, в котором будет указан перечень работников, имеющих право подписывать счета-фактуры, либо оформить на каждого из этих работников доверенность.

Электронный счет-фактуру подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных уполномоченных лиц (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре

По мнению финансового ведомства, подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна (письмо Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-07-09/42854). Однако на практике не все так однозначно. Например, в организации может отсутствовать должность главного бухгалтера, а его обязанности могут быть возложены на руководителя фирмы. В этом случае счет-фактура, не содержащий подписи главного бухгалтера, будет считаться оформленным в соответствии с требованиями Налогового кодекса (см. например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А19-11133/08, Северо-Кавказского округа от 23 апреля 2010 г. по делу № А53-3903/2009, Московского округа от 16 января 2009 г. № КА-А40/11421-08 по делу № А40-14778/08-118-60).

Нормами Налогового кодекса и постановления № 1137 не предусмотрена обязанность выдавать главному бухгалтеру доверенность на подписание счетов-фактур. То есть, для проставления своей подписи в показателе «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» доверенность главбуху не нужна (письмо Минфина России от 21 октября 2014 г. № 03-07-09/53005).

А вот если руководитель лично ведет бухгалтерский учет, он может на основании приказа оставить за собой право подписи бухгалтерских и финансовых документов. В этом случае директор может подписывать счета-фактуры и за главбуха, и за себя.

Это подтверждает арбитражная практика. Так, судьи признают правомерным вычет по счету-фактуре, подписанном генеральным директором в одном лице, поскольку он одновременно исполнял обязанности руководителя и главного бухгалтера (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12 ноября 2009 г. по делу № А53-3642/2009, от 3 июня 2009 г. по делу № А53-17547/2008-С5-23). И факт идентичности подписей руководителя и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не влияет на право организации заявить к возмещению НДС, фактически уплаченный поставщику на основании этих документов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу № А56-35103/2005).

В рассматриваемом письме финансисты также отмечают, что за руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Одно лицо может подписать счет-фактуру как за руководителя, так и за главного бухгалтера при условии, что у него имеются соответствующие полномочия. Ни положения Налогового кодекса, ни Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением № 1137, такого запрета не содержат.

Право подписания счетов-фактур от имени главного бухгалтера можно передать другим уполномоченным лицам и на время его отпуска.Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера.

Напомним, что доверенность на право подписания счета-фактуры должна быть оформлена в соответствии со статьями 185, 185.1, 186 Гражданского кодекса.

Как выписать доверенность

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В числе обязательных реквизитов доверенности, предусмотренных Гражданским кодексом, отсутствует печать.

Доверенность может быть выдана на любой срок. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).

Доверенность должна содержать дату и место совершения. Без даты она ничтожна. Оба реквизита принято писать прописью без каких-либо сокращений с точкой в конце строки. Например: место совершения – город Москва. Дата: Двадцать шестое июля две тысячи семнадцатого года.

Отсутствие номера на доверенности не лишает этот документ юридической силы. Обычно без номера доверенности выписывают физлица своим представителям.

Текст доверенности обычно строится по схеме:

  • кто кому что доверяет;
  • на какой срок;
  • с правом передоверия или без.

Далее идут подписи и, возможно, печать.

В отношении организации, выдающей доверенность, нужно указать следующие реквизиты и сведения:

  • полное наименование с указанием организационно-правовой формы, а также фирменное наименование (при его наличии) (п. 1, 4 ст. 54 ГК РФ);
  • место нахождения (п. 2, 3 ст. 54 ГК РФ);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и/или индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • сведения о лице, выдавшем доверенность (руководителе организации или ином лице, уполномоченном на это учредительными документами).

Сведения о лице, выдавшем доверенность (руководителе организации или ином лице, уполномоченном на это учредительными документами организации), должны обязательно содержаться в доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Нужно указать:

  • должность и Ф.И.О.;
  • ссылку на документ, на основании которого действует это лицо (обычно — устав организации).

В отношении физлица, на которого оформляется доверенность, нужно указать следующие реквизиты и сведения:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату и место рождения;
  • паспортные данные (их указывать желательно — во избежание возможных судебных разбирательств в дальнейшем, поскольку с реквизитами паспорта идентифицировать человека можно точнее).

Доверенность должна содержать рукописные подписи соответствующих лиц. Не допускается использование на доверенностях факсимильного воспроизведения подписи. ГК РФ это не предусматривает.

Текст принято делить на смысловые абзацы прямо посреди предложения, отделяя сведения ключевых смысловых блоков. Вот так может выглядеть фрагмент доверенности на подписание счетов-фактур.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» (далее по тексту — Общество), ОГРН 1234567891234, ИНН 7711111111, расположенное по адресу: 123456, Москва, улица Зеленая, д. 2, корп. 2,

в лице генерального директора Алексеева Алексея Алексеевича, действующего на основании устава, доверяет

Петрову Петру Петровичу (дата рождения 01.01.1971, место рождения: г. Москва; паспорт гражданина РФ серии 50 00 № 300 300, выдан 10.02.1991 ОВД Подснежники г. Москвы, код подразделения 777-777), занимающему в ООО «Весна» должность бухгалтера,

подписывать в случае отсутствия главного бухгалтера счета-фактуры от имени главного бухгалтера и представлять интересы Общества во всех государственных органах с правом подписания необходимых документов.

Также возможно выделение фрагментов текста специальным начертанием – жирным шрифтом или курсивом.

Счет-фактура подписан факсимильной подписью

Нередко на счете-фактуре ставят не «живую», а факсимильную подпись руководителя или главбуха (письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, УФНС РФ по г. Москве от 7 октября 2010 г. № 16-15/[email protected]).

Президиум ВАС РФ указал, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрено, а значит применение налогового вычета по такому счету-фактуре неправомерно (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11). Похожие выводы содержатся и в постановлениях арбитражных судов федеральных округов (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 22 февраля 2013 г. по делу № А52-1727/2012, Волго-Вятского округа от 13 декабря 2013 г. № А79-13124/2012, Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014 по делу № А40-63139/13-99-194).

Чтобы впоследствии избежать отказа в применении вычетов, заверяйте счет-фактуру собственноручными подписями должностных лиц. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.

Ошибка в счете-фактуре

Если при составлении счета-фактуры допущена ошибка, нужно выставить новый счет-фактуру. В нем будут указаны номер и дата первоначального документа. При этом в строке 1а нужно указать порядковый номер и дату исправления. Исправленный счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер фирмы либо иные уполномоченные лица.

Может сложиться ситуация, когда в счет-фактуру нужно внести исправления после составления корректировочных счетов-фактур к нему. В этом случае исправленный счет-фактура заполняется без учета данных, содержащихся в корректировочных счетах-фактурах (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2012 г. № 1137).

Возможно, что при оформлении счета-фактуры допущены ошибки, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Эти ошибки исправлять не нужно, то есть составлять новый счет-фактуру нет необходимости.

Полученные и выданные счета-фактуры хранят в архиве организации четыре года. Образец заполненного счета-фактуры смотрите выше.

Как составлять счета-фактуры по договорам транспортной экспедиции

Отметим, что в Правилах заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, не прописан порядок составления счетов-фактур по договорам транспортной экспедиции.

Поэтому до внесения в Правила соответствующих изменений и дополнений финансисты рекомендуют руководствоваться письмом Минфина России от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161.

В этом письме чиновники приводят следующие разъяснения.

Оказывая посреднические услуги, экспедитор выставляет заказчику счет-фактуру на сумму своего вознаграждения с указанием начисленной суммы НДС. Делает он это в течение пяти календарных дней, считая со дня утверждения соответствующего отчета (подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг) либо получения аванса в счет предстоящего оказания услуг.

Товары, работы или услуги, которые посредник приобрел от своего имени, но за счет заказчика, в такой счет-фактуру не включаются. В аналогичном порядке действует и экспедитор, который организует перевозку с привлечением третьих лиц. Аналогичное мнение чиновники уже высказывали в своих более ранних письмах (см. письма от 1 ноября 2012 г. № 03-07-09/148, от 21 сентября 2012 г. № 03-07-09/132, ФНС России от 3 октября 2012 г. № ЕД-4-3/[email protected]).

В Минфине отметили также, что по услугам третьих лиц экспедиторы могут выставлять отдельные счета-фактуры с указанием стоимости всех этих услуг, возмещаемых заказчиками. Причем в таких счетах-фактурах по строкам 2 «Продавец», 2а «Адрес» и 2б «ИНН/КПП продавца» экспедитор вправе указывать свои данные.

Дополнительная информация в счетах-фактурах

Правила заполнения счетов-фактур не запрещают вносить в этот документ дополнительную информацию. Но утвержденная форма счета-фактуры должна сохраняться. В письме от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/[email protected] ФНС России разъяснила, как это реализовать на практике.

По мнению налоговиков, дополнительные данные можно отразить в промежутке между строкой 7 «Валюта: наименование, код» и табличной частью счета-фактуры. Дополнительные сведения можно указать также и в табличной части документа. Правда, при этом нужно следить, чтобы была сохранена последовательность граф формы счета-фактуры.

Контролеры также отметили, что если при оформлении счета-фактуры не будут соблюдены указанные рекомендации, можно не опасаться отказа в вычете НДС. Поскольку в этом случае неточности в указании дополнительных сведений не являются существенными в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса.

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2012 года № 1137. Формат этого документа для составления в электронном виде закреплен приказом ФНС России от 4 марта 2015 года № ММВ-7-6/[email protected]

До 31 декабря 2014 года журналы велись плательщиками НДС, в том числе налоговыми агентами. Заполняли журнал и лица, не являющиеся плательщиками НДС, в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, комиссии или агентских договоров. С 2015 года журналы учета счетов-фактур ведут не только неплательщики НДС (в частности, «спецрежимники»), но и все плательщики этого налога (в том числе освобожденным от уплаты НДС по статье 145 Налогового кодекса). Но при условии, что:

  • они ведут посредническую деятельность на основе договоров комиссии или агентских договоров, предусматривающих реализацию или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав исключительно от имени комиссионера (агента);
  • они ведут посредническую деятельность на основе договоров транспортной экспедиции. Этот порядок применяется, если налоговая база определяется как сумма вознаграждения, полученного за исполнение данных договоров. Если экспедитор – «спецрежимник» либо освобожден от уплаты этого налога в силу нормы статьи 145 кодекса, то вести журнал ему придется при условии включения вознаграждения в налоговую базу по НДФЛ, налогу на прибыль, УСН и ЕСХН;
  • они выполняют функций застройщика.

Как видим, договоры поручения из приведенной нормы исключены. То есть, с 2015 года поверенные не ведут журнал учета счетов-фактур в отношении посреднической деятельности.

Кроме того, имейте в виду следующее.

Во-первых, счета-фактуры, выставленные на сумму вознаграждения при исполнении посреднических договоров (комиссии, агентских, транспортной экспедиции), в журнале учета не регистрируются.

Во-вторых, комиссионеры и агенты (в том числе неплательщики НДС) в случае получения или выставления ими счетов-фактур не должны вести книгу покупок и книгу продаж, представлять декларации по НДС и платить НДС в бюджет. Несмотря на обязанность ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Об этом проинформировал Минфин России в письме от 27 июня 2016 года № 03-07-11/37290.

Как вести журнал учета счетов-фактур

Журнал ведется за каждый квартал на бумажном носителе либо в электронном виде.

Он состоит из двух частей – части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры».

Счета-фактуры (в том числе исправленные и корректировочные), составленные как на бумаге, так и в электронном виде, регистрируют в хронологическом порядке в части 1 журнала по дате их выставления. Аналогичный порядок действует и для полученных счетов-фактур (исправленных, корректировочных, бумажных и электронных), которые регистрируют в части 2 журнала по дате их получения.

Обе части журнала содержат следующие сведения:

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата выставления (часть 1 журнала) или дата получения счета-фактуры (часть 2 журнала);
  • графа 3 – код вида операции по перечню, приведенному в приложении к приказу ФНС РФ от 14 марта 2016 года № ММВ-7-3/[email protected] Применяемые коды вида операции приведены в таблице ниже.

Коды вида операции

Наименование вида операции

Код вида операции

Отгрузка (передача) или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, перечисленные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146, 162, в пунктах 3, 4, 5.1 статьи 154, в подпункте 1 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2016, N 14, ст. 1902), операции, облагаемые по налоговой ставке 0 процентов, операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) или на основе договоров транспортной экспедиции, операции по возврату налогоплательщиком-покупателем товаров продавцу или получение продавцом от указанного лица товаров, за исключением операций, перечисленных по кодам 06; 10; 13; 14; 15; 16; 27; составление или получение единого корректировочного счета-фактуры

Оплата, частичная оплата (полученная или переданная) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) или на основе договоров транспортной экспедиции, за исключением операций, перечисленных по кодам 06; 28

Операции, совершаемые налоговыми агентами, перечисленными в статье 161 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2016, N 14, ст. 1902), в том числе операции по приобретению товаров (работ, услуг), имущественных прав на основе договоров поручения, комиссии, агентских договоров, заключенных налоговыми агентами с налогоплательщиком, за исключением операций, указанных в пунктах 4 и 5 данной статьи Налогового кодекса Российской Федерации

Отгрузка (передача) товаров (выполнение работ, оказание услуг), имущественных прав на безвозмездной основе

Выполнение подрядными организациями (застройщиками, заказчиками, выполняющими функции застройщика, техническими заказчиками) работ при осуществлении капитального строительства, модернизации (реконструкции) объектов недвижимости или приобретение этих работ налогоплательщиками-инвесторами; передача указанными лицами (приобретение) объектов завершенного (незавершенного) капитального строительства, оборудования, материалов в рамках исполнения договоров по капитальному строительству (модернизации, реконструкции)

Передача имущественных прав, перечисленных в пунктах 1 — 4 статьи 155 Налогового кодекса Российской Федерации

Составление (получение) счета-фактуры комиссионером (агентом) при реализации (получении) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, в котором отражены данные в отношении собственных товаров (работ, услуг), имущественных прав, и данные в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, реализуемых (приобретаемых) по договору комиссии (агентскому договору)

Получение продавцом товаров, возвращенных покупателями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, и налогоплательщиками, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, включая случаи частичного возврата товаров указанными лицами, а также отказ от товаров (работ, услуг) в случае, предусмотренном в абзаце втором пункта 5 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации, за исключением операций, перечисленных по коду 17

Получение продавцом товаров, возвращенных физическими лицами, а также отказ от товаров (работ, услуг) в случае, указанном в абзаце втором пункта 5 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации

Составление или получение корректировочного счета-фактуры в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цен (тарифов) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав

Ввоз товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, с территории государств Евразийского экономического союза

Ввоз товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, в таможенных процедурах выпуска для внутреннего потребления, переработки для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории

Операции по восстановлению сумм налога, указанные в пункте 8 статьи 145, пункте 3 статьи 170 (за исключением подпунктов 1 и 4 пункта 3 статьи 170), статье 171.1 Налогового кодекса Российской Федерации, а также при совершении операций, облагаемых по налоговой ставке 0 процентов по налогу на добавленную стоимость

Операции по возврату авансовых платежей в случаях, перечисленных в абзаце втором пункта 5 статьи 171, а также операции, перечисленные в пункте 6 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации

Приобретение услуг, оформленных бланками строгой отчетности, в случаях, предусмотренных пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации

Регистрация счетов-фактур в книге покупок в случаях, предусмотренных >абзацем вторым пункта 9 статьи 165 и пунктом 10 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации

Регистрация счетов-фактур в книге покупок в отношении сумм налога на добавленную стоимость, ранее восстановленных при совершении операций, облагаемых по налоговой ставке 0 процентов, а также в случаях, предусмотренных >пунктом 7 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации

Составление продавцом счетов-фактур, первичных учетных документов, иных документов, содержащих суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (в том числе в случае изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав)) лицам, не являющимся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, связанных с исчислением и уплатой налога, а также при получении от указанных лиц оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав; регистрация указанных документов в книге покупок в случаях, предусмотренных пунктами 6 и 10 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации

Составление счета-фактуры на основании двух и более счетов-фактур при реализации и (или) приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав в случае, предусмотренном пунктом 3.1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации, а также получение указанного счета-фактуры налогоплательщиком

Составление счета-фактуры на основании двух и более счетов-фактур при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, в случае, предусмотренном пунктом 3.1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации, а также получение указанного счета-фактуры налогоплательщиком

Корректировка реализации товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав, предприятия в целом как имущественного комплекса на основании пункта 6 статьи 105.3 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 2016, N 1, ст. 6)

Отгрузка товаров, в отношении которых при таможенном декларировании был исчислен НДС в соответствии с абзацем первым подпункта 1.1 пункта 1 статьи 151 Налогового кодекса Российской Федерации

Операция по уплате сумм НДС, исчисленных при таможенном декларировании товаров в случаях, предусмотренных абзацем вторым подпункта 1.1 пункта 1 статьи 151 Налогового кодекса Российской Федерации

Принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных или подлежащих уплате в случаях, предусмотренных пунктом 14 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации

  • графа 4 – порядковый номер и дата регистрируемого счета-фактуры;
  • графа 5 – порядковый номер и дата исправления счета-фактуры;
  • графа 6 – порядковый номер и дата корректировочного счета-фактуры;
  • графа 7 – порядковый номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры;
  • графа 8 – наименование покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ и услуг согласно данным счета-фактуры;
  • графа 9 – ИНН и КПП покупателя (часть 1 журнала) или продавца (часть 2 журнала) товаров, работ, услуг);
  • графа 10 – наименование продавца, указанного в графе 8 части 2 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала). Эта графа заполняется только комиссионером (агентом) при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, также как и следующие две графы;
  • графа 11 – ИНН и КПП продавца, указанного в графе 10 части 1 журнала учета (часть 1 журнала) или субкомиссионера (субагента, часть 2 журнала);
  • графа 12 – в части 1 журнала — номер счета-фактуры и дата составления полученного счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), которые отражены в графе 4 части 2 журнала учета. В части 2 журнала – код вида сделки согласно таблице ниже.

Коды вида сделки

Приобретение от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав

Реализация от своего имени товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю

Возврат продавцу покупателем (комитентом, принципалом) принятых им на учет товаров в случае приобретения товаров комиссионером (агентом) от своего имени для комитента (принципала)

Возврат продавцу (комитенту, принципалу) покупателем принятых им на учет товаров в случае реализации комиссионером (агентом) от своего имени товаров покупателю

  • графа 13 – наименование и код валюты счета-фактуры;
  • графа 14 – стоимость товаров, работ, услуг по счету-фактуре, включая НДС;
  • графа 15 – сумма НДС по счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели корректировочного счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 14 и 15 не заполняются;
  • графа 16 – разница, отражающая уменьшение стоимости по корректировочному счету-фактуре;
  • графа 17 – разница, отражающая увеличение стоимости товаров по корректировочному счету-фактуре;
  • графа 18 – разница, отражающая уменьшение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре;
  • графа 19 – разница, отражающая увеличение суммы НДС по корректировочному счету-фактуре. Если в журнале учета отражают показатели счета-фактуры (в том числе исправленного), графы 16–19 не заполняются.

При выставлении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных), в которых одновременно отражены операции, облагаемые по разным налоговым ставкам или не облагаемые НДС, в графах 15, 18 или 19 части 1 журнала указывают общую итоговую сумму НДС по счету-фактуре.

При выставлении или получении счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных) фирмами, освобожденными от обязанностей налогоплательщиков (ст. 145, 145.1 НК РФ), в графы 15, 18 или 19 журнала вносится запись «без НДС».

Помимо этого, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур указываются наименование, ИНН и КПП фирмы и квартал, за который составляется журнал. Эти сведения необходимо заполнить, даже если в налоговом периоде не было выставлено и получено ни одного счета-фактуры. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, составленный на бумажном носителе, должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Его нужно прошнуровать, пронумеровать страницы и скрепить печатью. Сделать это нужно до 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. То есть журнал за первый квартал «закрывается» до 20 апреля, за второй квартал – до 20 июля, за третий – до 20 октября, за четвертый – до 20 января следующего года.

Если журнал учета ведется в электронном формате и его затребовали налоговики, то распечатывать документ не нужно. При передаче такого журнала учета в налоговую инспекцию он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя.

Хранить журнал учета, составленный на бумаге или в электронном виде, нужно в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

Образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур приведен ниже.

С 2015 года неплательщики НДС либо освобожденные от его уплаты и не признаваемые налоговыми агентами представляют в инспекцию журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).