Как вести книгу покупок, Статьи, Группа компаний — Бухгалтерские технологии

Как вести книгу покупок

Чтобы определить сумму НДС, подлежащую вычету, организация должна вести книгу покупок. В ней регистрируйте все счета-фактуры, поступающие от продавцов (исполнителей), а также от налоговых агентов. Регистрации подлежат счета-фактуры:
– выставленные продавцами (исполнителями) при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав);
– выставленные продавцами (исполнителями, налоговыми агентами, указанными в пунктах 4 и 5 статьи 161 Налогового кодекса РФ) при получении авансов (частичной оплаты) от покупателя (заказчика);
– составленные налоговыми агентами, указанными в пунктах 2. 3 статьи 161 Налогового кодекса РФ при предъявлении НДС к вычету.

По общему правилу счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируйте в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты. Об этом говорится в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Причем в отдельных случаях счет-фактуру нужно зарегистрировать лишь тогда, когда товары (работы, услуги, имущественные права) не только приняты к учету, но и оплачены. Такая ситуация может возникнуть, например, если организация исполняет обязанности налогового агента при операциях с иностранными организациями. В этом случае покупатель вправе зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок только после перечисления оплаты иностранной организации и сумм НДС в бюджет. Такой порядок следует из пункта 3 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

При частичной оплате принятых на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) счет-фактуру регистрируйте на каждую уплаченную сумму (в этом случае допускается регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами). Рядом с уплаченной суммой в графе 3 книги покупок сделайте надпись: «Частичная оплата». Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

Ситуация: в каком налоговом периоде нужно зарегистрировать в книге покупок счета-фактуры, выставленные поставщиками при отгрузке товаров. Организация реализует товары на экспорт

Счета-фактуры, полученные от поставщиков, регистрируйте в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ).

НДС по экспортным операциям принимается к вычету в особом порядке. Сделать это можно при условии представления документов, подтверждающих правомерность применения ставки НДС 0 процентов (п. 3 ст. 172 НК РФ ). Таким образом, счета-фактуры по товарам, проданным на экспорт, зарегистрируйте в книге покупок в том квартале, когда собран полный пакет подтверждающих документов (письмо ФНС России от 9 августа 2006 г. № ШТ-6-03/786 ).

Помимо счетов-фактур, в книге покупок регистрируйте:
– таможенные декларации и документы, подтверждающие факт уплаты НДС на таможне (при импорте товаров на территорию России) (абз. 1 п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 );
– бланки строгой отчетности (их копии), выданные сотрудникам при оплате найма жилья и проезда во время нахождения в служебной командировке (абз. 2 п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 );
– документы, на основании которых акционер (участник, пайщик) передает имущество в уставный капитал коммерческой организации (если в них есть сумма налога, восстановленная передающей стороной) (абз. 3 п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. подп. 1 п. 3 ст. 170 НК РФ );
– заявления о ввозе товаров из Республики Беларусь (с отметкой налоговой инспекции об уплате НДС и указанием реквизитов документов, подтверждающих фактическую уплату налога) (абз. 3 п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ).

Ситуация: какие документы, подтверждающие передачу имущества в уставный капитал, нужно зарегистрировать в книге покупок коммерческой организации

В налоговом законодательстве перечень таких документов не установлен. Сказано только, что они должны содержать данные о сумме НДС, которую восстановила передающая сторона (абз. 4 п. 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ). Такие данные содержатся в актах по форме № ОС-1 (№ ОС-1а. № ОС-1б ) с выделенной суммой налога. Поэтому для подтверждения суммы НДС, которую принимающая сторона вправе предъявить к вычету, в книге покупок нужно зарегистрировать эти документы (их нотариально заверенные копии).

Для некоторых операций, по которым выставляются счета-фактуры (иные документы), законодательством предусмотрен особый порядок их регистрации в книге покупок.

Ситуация: как зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру в валюте

Если договор заключен в валюте, организация-поставщик имеет право выписать счет-фактуру в валюте (п. 7 ст. 169 НК РФ ). В книге покупок такой счет-фактуру нужно зарегистрировать в рублевом эквиваленте. Для этого пересчитайте указанные в счете-фактуре суммы в рубли по официальному курсу. действовавшему на момент принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Такой порядок следует из положений абзаца 4 пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. Аналогичную точку зрения высказывают и представители налоговой службы (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 19-11/116396 ).

Если организация ведет раздельный учет НДС, то счета-фактуры регистрируйте в книге покупок лишь на сумму НДС, которая подлежит вычету. Такой порядок предусмотрен абзацем 2 пункта 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

Организация может перечислить аванс (частичную оплату) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав), которые будут использоваться как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях. В этом случае полученный от поставщика (исполнителя) счет-фактуру на аванс (частичную оплату) нужно зарегистрировать в книге покупок на всю сумму (абз. 4 п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ).

Ситуация: можно ли зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру на всю сумму выставленного в нем НДС, если организация купила материалы, которые будут использоваться как в облагаемой, так и в не облагаемой НДС деятельности. При отгрузке материалов поставщик оформил один счет-фактуру

Это связано с тем, что НДС принимается к вычету только по тем товарам (работам, услугам), которые используются в деятельности, облагаемой НДС (п. 4 ст. 170 НК РФ ). Сумму НДС, которую можно принять к вычету, определите по данным раздельного учета «входного» НДС. В книге покупок зарегистрируйте счет-фактуру именно на эту сумму. Аналогичный вывод сделал Минфин России в письме от 11 сентября 2007 г. № 03-07-11/394 .

Ситуация: как вести книгу покупок, если организация ведет облагаемую и не облагаемую НДС деятельность. Суммы налога, подлежащие вычету, определяются в конце квартала в процентном отношении по полученной выручке

Счета-фактуры, выставленные поставщиками (исполнителями) при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав) регистрируйте на момент определения суммы НДС, подлежащей вычету. То есть в последний день квартала. При этом в графе 8б книги покупок укажите сумму налога, принимаемую к вычету в соответствии с расчетом. В графе 8а – соответствующую сумме налога стоимость товаров, принятых на учет. В графе 7 отразите сумму строк 8а и 8б .

Такие рекомендации по ведению книги покупок при раздельном учете содержатся в письме ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404 .

Организация совершает облагаемые и освобожденные от налогообложения операции. Пропорцию для распределения «входного» НДС по товарам (работам, услугам) общехозяйственного назначения организация рассчитывает за текущий квартал.

В октябре организации были оказаны услуги по вывозу мусора на сумму 59 000 руб. в том числе НДС – 9000 руб. На всю сумму оказанных услуг 30 октября исполнитель (ОАО «Производственная фирма «Мастер»») выставил в адрес организации счет-фактуру № 2569.

Указанные услуги носят общехозяйственный характер. Определить, к какому конкретно виду деятельности они относятся, нельзя. Поэтому часть суммы «входного» НДС принимается к вычету, оставшаяся сумма налога включается в стоимость услуг.

Для распределения «входного» НДС бухгалтер организации определил долю освобожденных от налогообложения операций за IV квартал.

Выручка от реализации товаров за этот период составила 1 000 000 руб. без учета НДС, в том числе:
– 800 000 руб. – от реализации товаров, облагаемых НДС;
– 200 000 руб. – от реализации товаров, освобожденных от налогообложения.

Доля операций, освобожденных от налогообложения, составила – 0,2 (200 000 руб. 1 000 000 руб.). Соответственно, сумма налога, включаемая в стоимость услуг по вывозу мусора, равна:
9000 × 0,2 = 1800 руб.

К вычету принимается НДС в сумме:
9000 руб. – 1800 руб. = 7200 руб.

Стоимость услуг (без НДС), соответствующую сумме налога к вычету, бухгалтер определил так:
50 000 руб. – (50 000 руб. × 0,2) = 40 000 руб.

Стоимость услуг с учетом суммы НДС бухгалтер рассчитал следующим образом:
40 000 руб. + 7200 руб. = 47 200 руб.

На эту сумму счет-фактура «Мастера» был зарегистрирован в книге покупок организации.

Если организация получила от покупателя аванс (частичную оплату) в счет предстоящих поставок (в т. ч. в неденежной форме), счет-фактуру на аванс (частичную оплату), выставленный покупателю, она должна зарегистрировать в книге продаж (п. 18 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ). В момент отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав), в счет которых был получен аванс (частичная оплата), выписанные ранее счета-фактуры зарегистрируйте в книге покупок (абз. 1 п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ).

Эти же правила действуют, если покупатель отказался от поставки до момента отгрузки и продавец возвращает ему полученный ранее аванс (частичную оплату). В данном случае ранее выписанные счета-фактуры на аванс (частичную оплату) регистрируются в книге покупок после отражения в учете всех корректировок, связанных с возвратом. При этом зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок можно не позднее чем по истечении одного года с момента отказа покупателя от поставки. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры, полученные:
– покупателями при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;
– участниками биржи (брокером) по операциям купли-продажи иностранной валюты (ценных бумаг);
– посредниками от заказчиков по переданным на реализацию товарам (работам, услугам, имущественным правам), в том числе по полученной сумме аванса (частичной оплаты);
– посредниками от продавцов товаров (работ, услуг, имущественных прав), выписанные на имя посредника, в том числе по полученной сумме аванса (частичной оплаты);
– на сумму аванса (частичной оплаты) в безденежной форме;
– на сумму аванса (частичной оплаты), если товары (работы, услуги, имущественные права) приобретаются исключительно для операций, не облагаемых НДС (п. 2. 5 ст. 170 НК РФ);
– на сумму аванса (частичной оплаты) после составления (получения) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг, передаче имущественных прав).

Если необходимо внести изменения в книгу покупок, то в самой книге не делайте никаких исправлений. Для этого заполните дополнительный лист книги покупок. Его форма приведена в приложении 4 к Правилам. утвержденным постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .

Порядок внесения исправлений приведен в приложении 4 к Правилам. утвержденным постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Он отличается от порядка внесения изменений в книгу продаж.

Если из книги покупок надо исключить ошибочно зарегистрированный счет-фактуру, то в дополнительном листе его следует аннулировать. Правильный счет-фактуру зарегистрируйте в книге покупок в том налоговом периоде, когда у организации возникло право на вычет по нему (абз. 2 пункта 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ). Например, если продавец неправильно оформил счет-фактуру, то в книге покупок зарегистрируйте его в том квартале, когда продавец вернул счет-фактуру с внесенными изменениями.

Ситуация: нужно ли составлять дополнительный лист книги покупок, если при выставлении счета-фактуры продавец неверно указал адрес покупателя. Ошибка была обнаружена покупателем после регистрации счета-фактуры в книге покупок

Это связано с тем, что, зарегистрировав в книге покупок ошибочный счет-фактуру, организация неправомерно поставила НДС к вычету. То есть этот счет-фактура до внесения исправления вообще не должен был быть зарегистрирован в книге покупок. Поэтому ошибочно заполненный счет-фактуру аннулируйте в дополнительном листе книги покупок. Сделать это нужно независимо от характера ошибки, которая была допущена продавцом при оформлении счета-фактуры.

Есть аргументы, позволяющие принимать НДС к вычету по счетам-фактурам с неправильным адресом покупателя без внесения изменений в книгу покупок. Они заключаются в следующем.

«Входной» НДС принимается к вычету при выполнении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

Документом, на основании которого организация может принять НДС к вычету, является счет-фактура, выставленный поставщиком товаров (работ, услуг) (ст. 169 НК РФ ). Если счет-фактура оформлен с нарушениями, он должен быть исправлен (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ). Исправление счета-фактуры влечет за собой необходимость вносить изменения в книгу покупок. Однако если организация этого не сделает, то она нарушит не условия принятия НДС к вычету, а порядок ведения книги покупок. Поэтому подобное нарушение не может быть основанием для отказа в вычете. Кроме того, такой реквизит, как «адрес покупателя», не предусмотрен ни в самой книге покупок, ни в дополнительном листе к ней.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых подтверждается правомерность такого вывода (см. например, постановление ФАС Поволжского округа от 5 августа 2008 г. № А55-16195/07 ).

Для внесения изменений в книгу покупок (дополнительный лист) воспользуйтесь следующим алгоритмом.

1. В табличной части дополнительного листа в строку «Итого» перенесите данные по графам 7. 8а. 8б. 9а. 9б. 10. 11а. 11б и 12 из книги покупок за квартал, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.

2. По строкам, следующим за строкой «Итого», отразите данные счетов-фактур, которые аннулируются (т. е. данные по счету-фактуре до внесения в него изменений).

3. В строке «Всего» подведите итог по графам 7. 8а. 8б. 9а. 9б. 10. 11а. 11б и 12. Для этого из показателей соответствующих граф по строке «Итого» надо вычесть показатели соответствующих граф по строкам счетов-фактур, подлежащих аннулированию.

Если вносится несколько исправлений, относящихся к одному кварталу, то данные граф 7. 8а. 8б. 9а. 9б. 10. 11а. 11б и 12 по строке «Всего» предыдущего дополнительного листа отражайте по строке «Итого» последующего листа.

Ситуация: как составить дополнительный лист книги покупок. Организация вносит исправления в книгу покупок в текущем квартале

В данном случае дополнительные листы книги покупок составьте в последний день квартала. Это можно объяснить следующим. В строку «Итого» нужно внести итоговые данные книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (приложение 4 к Правилам. утвержденным постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 ). А эти данные организация может узнать только по окончании налогового периода. То есть не раньше чем в последний день квартала. После подведения итогов квартала данные из книги покупок перенесите в дополнительный лист по строке «Итого». Данные по строке «Всего» последнего дополнительного листа (если их несколько) используйте при составлении декларации за текущий квартал.

Если счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок задним числом, сделайте это в дополнительном листе в том квартале, в котором этот счет-фактура должен был пройти регистрацию. После этого к итоговым показателям дополнительного листа книги покупок прибавьте показатели вновь зарегистрированного документа. Такой порядок рекомендован в письме ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896 .

Если в текущем квартале в книге покупок обнаружена ошибка за истекший квартал, данные строки «Всего» используйте для внесения исправлений в декларацию.

Книгу покупок прошнуруйте, ее листы пронумеруйте и скрепите печатью. Если книга ведется вручную, то сделать это нужно в начальный момент внесения записей в книгу покупок. Допускается ведение книги покупок в электронном виде. Однако за каждый квартал книгу нужно распечатать, пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Сделать это необходимо не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Дополнительные листы к книге покупок также можно вести в электронном виде. В этом случае заполненные листы распечатайте и сшейте с книгой покупок за тот квартал, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения исправлений. Причем нумерацию книги покупок за этот квартал нужно продолжить с учетом дополнительных листов. После того как книга покупок с учетом дополнительных листов будет прошита и пронумерована, скрепите ее печатью организации.

Источник: БСС «Система Главбух»

Дата публикации: 22 июля, 2009 г.