Как правильно подшить товарные накладные и счета фактуры по приобретенным товарам и услугам?

Как правильно подшить товарные накладные и счета фактуры по приобретенным товарам и услугам?

УСН (доход-расход). Как правильно подшить товарные накладные и счета фактуры по приобретенным товарам и услугам?

Данные документы подшивайте помесячно. Так как:

— относительно товарных накладных – обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения);

— относительно счетов-фактур — особых правил хранения этих документов для компаний на «упрощенке» нет. А значит, подшивать счета-фактуры можно как угодно. Например, вести журнал для регистрации входящих счетов-фактур.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбухvip-версия

1. Рекомендация:Правила хранения документов

Счета-фактуры, книги покупок и продаж.

Книги покупок . равно как и книги продаж . а также журнал учета полученных ивыставленных счетов-фактур следует хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи. Те же сроки установлены для дополнительных листов к книгам покупок и книгам продаж . Причем не важно, на бумаге ведутся эти документы или в электронном виде. Данные требования закреплены в постановлении Правительства РФ от26 декабря 2011г. №1137 . То есть эти документы за IV квартал, например, 2010 года должны храниться и на протяжении 2014 года.

Для счетов-фактур установлен четырехлетний срок хранения. Основание – пункт 368 Перечня типовых управленческих архивных документов. Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень типовых управленческих архивных документов нормативным правовым актом о налогах и сборах не считается.

Порядок хранения документов.

Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» ). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от29 июля 1983г. №105 . далее – Положение ). Но в части, не противоречащей действующему законодательству.

В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения ).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании.

Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе – законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст.89 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ ).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Что подтвердил и Минфин России в письме от24 июля 2008г. №03-02-07/1-314 .

Полугодовой отчет – 2014

2. Статья:На «упрощенке» безопаснее хранить входящие счета-фактуры

«…У нас «упрощенка». Поставщики выставляют нам счета-фактуры и на предоплату, и на отгрузку. Надо ли нам хранить полученные счета-фактуры, в том числе авансовые, в течение четырех лет и куда подшивать эти документы. »

Из письма главного бухгалтера Ирины Сагдеевой, г. Москва

Ирина, счета-фактуры по отгруженным товарам безопаснее хранить. Инспекторы вправе запросить их для подтверждения расходов по НДС. По их мнению, одной лишь «первички» по оплате и накладных на товар недостаточно. Ведь НДС отдельно учитывают в расходах по «упрощенке». А счета-фактуры подтверждают, что налог был реально предъявлен. Эту позицию нам подтвердили и в Минфине России. Другая точка зрения может привести к спорам. Судьи подтверждают, что счета-фактуры не обязательны (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.04.11 № КА-А40/2163-11 ). Но проще их сохранить и не спорить.

Что касается авансовых счетов-фактур, они расходы не подтверждают, но налоговики вправе потребовать их в рамках «встречки». Так что их тоже безопаснее не выкидывать.

Особых правил хранения этих документов для компаний на «упрощенке» нет. А значит, подшивать счета-фактуры можно как угодно. Например, вести журнал для регистрации входящих счетов-фактур.

Газета «Учет. Налоги. Право», № 46, декабрь 2011

3. Рекомендация:Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст.7 Закона от 6декабря 2011г. №402-ФЗ ).

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26декабря 1995г. №208-ФЗ . ст.50 Закона от 8февраля 1998г. №14-ФЗ ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8февраля 1998г. №14-ФЗ ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16июля 2003г. №03-33/пс . которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25августа 2010г. №558 .

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве .

Ситуация:в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексеРФ . Законе от 6декабря 2011г. №402-ФЗ . а также в перечне . утвержденном приказом Минкультуры России от 25августа 2010г. №558 .

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп.8 п.1 ст.23 НКРФ ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30марта 2012г. №03-11-11/104 .

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне . утвержденном приказом Минкультуры России от 25августа 2010г. №558 .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22июля 2013г. №03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15августа 2013г. №АС-4-3/14759 ).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6декабря 2011г. №402-ФЗ . храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании . Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением ПравительстваРФ от 6мая 2008г. №359 .

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.