Нюансы заполнения книг продаж и покупок в розничной торговле, Экономика и Жизнь

Нюансы заполнения книг продаж и покупок в розничной торговле

По общему правилу записи в книги продаж и покупок вносятся на основании счетов-фактур, а также корректировочных счетов-фактур. Однако для организаций розничной торговли есть некоторые исключения из этого правила. Разберемся, реквизиты каких документов должны вписывать в регистры по НДС розничные продавцы.

Определение розничной торговли дано в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации». Розничной торговлей называется вид торговой деятельности, связанный с приобретением и продажей товаров для использования их в личных, семейных, домашних и иных целях, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Если организация розничной торговли является плательщиком НДС, то на нее распространяется общий порядок исчисления и уплаты налога. Но порядок выставления счетов-фактур и ведения налоговых регистров по НДС в розничной торговле имеет свою специфику. Предлагаем рассмотреть более подробно некоторые ситуации, возникающие у розничных продавцов.

Покупатель расплачивается за товары наличными

Самая распространенная ситуация. Товары реализуются организацией розничной торговли, являющейся плательщиком НДС, за наличный расчет. При реализации товаров продавец в течение пяти календарных дней должен выставить покупателю счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом согласно п. 7 ст. 168 НК РФ обязанность розничного продавца по выставлению счета-фактуры считается выполненной, если при продаже товаров за наличный расчет он выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Организации розничной торговли вправе не применять ККТ при приеме наличных денежных средств в случаях, перечисленных в п. 3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В частности, ККТ не обязательна при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, ведении разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин и лотков, а также при продаже мороженого и безалкогольных напитков в розлив через киоски.

Соответственно, в книге продаж организация розничной торговли, реализовавшая товар за наличные денежные средства и не составлявшая счет-фактуру, должна зарегистрировать реквизиты контрольной ленты ККТ за день либо иного документа, выписываемого вместо чека ККТ (п. 1 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. далее — Правила ведения книги продаж).

ООО «Самоцвет» занимается розничной торговлей запчастями для автомобилей, применяет ККТ при получении наличных и расчетах платежными картами. 10 января 2015 г. наличная выручка составила 29 500 руб. в том числе НДС по ставке 18% 4500 руб. Счета-фактуры покупателям не выставлялись. Сделаем запись в книгу продаж за 10 января.

Так как организация занимается розничной торговлей за наличный расчет, она имеет право не оформлять при реализации товаров счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). Поэтому запись в книгу продаж ООО «Самоцвет» будет вносить на основании контрольной ленты ККТ (Z-отчета). Обратите внимание, в графах 7 и 8 книги продаж следует указывать наименование, а также ИНН и КПП покупателя согласно счету-фактуре (подп. «к» и «л» п. 7 Правил ведения книги продаж). А так как товар реализован в розницу и счета-фактуры не оформлялись, в графах 7 и 8 поставим прочерки. Фрагмент книги продаж организации за I квартал 2015 г. дан в приложении 1 .

Покупатель расплачивается за товары в безналичной форме

Другая ситуация. Розничная организация реализует товары, а покупатель расплачивается в безналичной форме. Нужно ли в данном случае организации выписывать счет-фактуру? Ответ положительный. Ведь в п. 7 ст. 168 НК РФ говорится о продаже товаров в розницу за наличный расчет. Если же покупатель оплачивает товар в безналичной форме, то данная норма не применяется. Поэтому при получении безналичной оплаты за реализованные товары налогоплательщик не освобождается от обязанности по выставлению счетов-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Это подтверждает Минфин России (письма от 01.04.2014 № 03-07-09/14382 и от 21.11.2011 № 03-07-05/38). По мнению финансового ведомства, счет-фактуру при реализации товаров розничному покупателю можно составлять в одном экземпляре. Ведь физические лица не являются плательщиками НДС, и им не нужны счета-фактуры для осуществления налоговых вычетов. Отметим, что, если информация о покупателе — физичес­ком лице у продавца отсутствует, в соответствующих графах счета-фактуры разрешается поставить прочерки. Образец заполнения счета-фактуры дан в приложении 2 .

Попутно разберем такой вопрос. Нужно ли составлять счета-фактуры при каждой розничной реализации товаров за безналичный расчет или можно оформить один счет-фактуру за день либо другой период? Как указано в уже упомянутом письме Минфина России от 01.04.2014 № 03-07-09/14382, счет-фактуру на стоимость реализованных за безналичный расчет товаров можно составить по итогам налогового периода. Соответственно, в него будет включена вся стоимость товаров за квартал, оплаченных покупателями в безналичной форме. От себя добавим, что нарушений не будет, если организация будет составлять счета-фактуры на стоимость товаров, реализованных за безналичный расчет, более часто. Например, один счет-фактуру в конце дня, за неделю или за месяц.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации организация, продавшая товар, будет делать запись в книге продаж на основании счета-фактуры. Обратите внимание на один важный момент. Если покупатель расплатился за товары платежной картой, организация также обязана применять ККТ согласно п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. И если организация получила оплату за один день как наличными, так и в безналичной форме, при внесении записи в книгу продаж из суммы итоговой выручки, отраженной в контрольной ленте, необходимо исключить стоимость товаров, оплаченных в безналичной форме. В противном случае выручка будет дублироваться, ведь запись о стоимости реализованных товаров, оплаченных в безналичной форме, уже внесена на основании счетов-фактур.

Покупатель вносит наличный аванс в счет будущей покупки

Данная ситуация характерна для розничной торговли под заказ, например, мебелью. Покупатель вносит аванс наличными в счет предстоящей покупки. Продавец заказывает товар у поставщика и через некоторое время передает его покупателю. Рассмотрим, какие документы по НДС необходимо составить продавцу:

1) на дату получения аванса от покупателя;

2) на дату передачи товара покупателю.

Получение аванса

При получении наличных денежных средств в качестве аванса розничный продавец пробивает чек ККТ. Напомним, что согласно п. 7 ст. 168 НК РФ обязанность розничного продавца по выставлению счета-фактуры считается выполненной, если при получении наличных он выдаст покупателю чек или иной документ. Правда, в указанной норме говорится о реализации товаров за наличный расчет, а не о получении аванса в счет предстоящей продажи.

В письме Минфина России от 22.01.2008 № 03-07-09/01 сказано, что на сумму полученной наличной предоплаты организация розничной торговли должна оформить счет-фактуру. Аргументы следующие. Организации, получившие предоплату в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), должны регистрировать в книге продаж «выписанные счета-фактуры независимо от вида договора, по которому реализуются товары (работы, услуги)». Отметим, что рекомендации финансистов основаны на прежних Правилах ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. В настоящее время эти Правила уже не действуют (п. 1 приложения 6 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Однако в п. 17 действующих Правил ведения книги продаж также сказано, что при получении предоплаты продавцы регистрируют в книге продаж счета-фактуры. О возможности внесения записей в книгу продаж на сумму аванса на основании иных документов в указанном пункте не говорится.

Поэтому рекомендуем в данном случае не спорить с Минфином России, а составлять счета-фактуры на аванс. Тем более что законодательство не запрещает выставлять счета-фактуры розничным продавцам даже при реализации товаров за наличный расчет. Предлагаем действовать в следующем порядке:

1) пробить чек на сумму аванса (при этом советуем пробить чек отдельной секцией, чтобы сумма аванса была выделена в Z-отчете);

2) выписать счет-фактуру на сумму аванса (в одном экземп­ляре, так как покупателю он не нужен);

3) сделать запись в книгу продаж на основании авансового счета-фактуры.

Обратите внимание на следующие моменты. Во-первых, в строке 5 счета-фактуры на аванс необходимо указать дату и номер кассового чека, который пробит при получении денежных средств (подп. «з» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Во-вторых, если у вас нет какой-либо информации о покупателе, который внес аванс (например, адреса или ИНН), в соответствующих строках счета-фактуры можно поставить прочерки (письмо Минфина России от 01.04.2014 № 03-07-09/14382).

В-третьих, при внесении записи в книгу продаж на основании контрольной ленты ККТ не забудьте из общей суммы полученных денежных средств вычесть сумму аванса (п. 13 Правил ведения книги продаж). Ведь запись на аванс уже сделана в книге продаж на основании счета-фактуры, выставленного на имя покупателя.

Нужно ли составлять счета-фактуры на каждый аванс или достаточно сделать один счет-фактуру на сумму всех полученных авансов в конце налогового периода? Разъяснений финансового ведомства по этому поводу не найдено. Думаем, что в данной ситуации счета-фактуры следует составлять на каждый аванс. Ведь для внесения записи в книгу покупок организация должна документально подтвердить, что продан именно тот товар, который оплатили авансом. Если же счета-фактуры выставлять на общую сумму авансов, это будет сделать затруднительно.

Передача товара покупателю

Здесь можно рассмотреть две ситуации:

1) покупатель внес 100-процентный аванс, и при получении товара он ничего не доплачивает;

2) покупатель внес частичную предоплату, и при получении товара он доплачивает недостающую сумму.

Покупатель внес 100-процентный аванс. Так как при получении товара оплата не вносится, чек ККТ пробивать не нужно. На стоимость переданного товара организация розничной торговли должна составить счет-фактуру в одном экземпляре (п. 3 ст. 168 НК РФ). Реквизиты счета-фактуры регистрируются в книге продаж. Запись в книгу продаж на основании контрольной ленты ККТ за этот день вносится в обычном порядке.

В тот же день организация имеет право принять НДС с суммы полученного аванса к вычету (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ). Запись в книге покупок следует сделать на основании счета-фактуры, выставленного при получении аванса (п. 22 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Покупатель внес частичную предоплату. При получении товара покупатель доплачивает разницу между стоимостью товара и авансом, а организация пробивает чек ККТ на сумму доплаты. В данной ситуации также необходимо выписать счет-фактуру на всю стоимость реализованного товара в одном экземпляре (п. 3 ст. 168 НК РФ). Далее на основании выставленного счета-фактуры нужно сделать запись в книге продаж. При внесении записи в книгу продаж на основании контрольной ленты ККТ будьте внимательны. Из суммы выручки следует исключить величину доплаты за товар, за который вносили частичную предоплату (п. 13 Правил ведения книги продаж). В противном случае сумма доплаты будет учтена дважды.

Запись в книгу покупок на сумму внесенного аванса делается на основании счета-фактуры, выписанного в день получения предоплаты, в обычном порядке.

ООО «Мебель» занимается розничной торговлей мебелью под заказ. 10 января 2015 г. покупатель внес предоплату за кухонный гарнитур в сумме 118 000 руб. 20 января 2015 г. кухонный гарнитур стоимостью 177 000 руб. (в том числе НДС 27 000 руб.) был передан покупателю. В тот же день покупатель доплатил 59 000 руб. (177 000 руб. – 118 000 руб.). Какие записи должна внести организация в книгу продаж и покупок?

При получении аванса общество должно выписать счет-фактуру на сумму 118 000 руб. и на основании этого документа сделать запись в книге продаж. Заметьте, что при внесении записи в книгу продаж на основании счета-фактуры на аванс графы 14—16 и 19 не заполняются (п. 8 Правил ведения книги продаж). Сумма начисленного НДС составит 18 000 руб. (118 000 руб. х 18/118).

После того как товар передали покупателю, организация составит счет-фактуру на общую стоимость товара 177 000 руб. Данный счет-фактуру следует также зарегистрировать в книге продаж. Сумма НДС к начислению — 27 000 руб. Также 20 января 2015 г. ООО «Мебель» имеет право принять к вычету НДС, начисленный при получении аванса (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ). Запись в книгу покупок вносится на основании счета-фактуры на аванс. Сумма НДС к вычету — 18 000 руб. Фрагменты книг продаж и покупок показаны в приложениях 3 и 4 .

Покупатель возвращает товар

Если продавец, являющийся плательщиком НДС, получает обратно от покупателя реализованный ранее товар, он имеет право на налоговый вычет (п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ). К вычету принимается сумма НДС со стоимости возвращенного товара. Специалисты финансового и налогового ведомств рекомендуют при возврате товара покупателем вносить запись в книгу покупок на основании счета-фактуры от покупателя или корректировочного счета-фактуры (в зависимос­ти от того, принимал к учету покупатель товар или нет). В частности, такой порядок указан в письмах Минфина России от 29.11.2013 № 03-07-11/51923 и от 10.08.2012 № 03-07-11/280, а также ФНС России от 05.07.2012 № АС-4-3/[email protected]

Однако для розничной торговли за наличные данные рекомендации не подходят. Объясним почему. Товар возвращает физическое лицо, не являющееся плательщиком НДС. Поэтому выставить счет-фактуру покупатель не может.

Корректировочные счета-фактуры продавцы составляют на основании ранее оформленных исходных счетов-фактур. А как уже указывалось, при розничной торговле за наличный расчет продавец имеет право не выставлять счет-фактуру, а регистрировать в книге продаж контрольную ленту ККТ (п. 7 ст. 168 НК РФ). И если исходный счет-фактура не оформлялся, то корректировочный документ к нему составить не получится.

Тогда на основании какого документа вносить запись в книгу покупок розничному продавцу при возврате товара покупателем? Рассмотрим две ситуации.

Товар возвращается не в день покупки

Если товар возвращается не в тот день, когда был приобретен, денежные средства покупателю не могут быть выданы из операционной кассы (п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30.08.93 № 104). Поэтому они выдаются из общей кассы организации. При этом составляется расходный кассовый ордер на имя покупателя, вернувшего товар. На основании расходного кассового ордера и следует внести запись в книгу покупок. Об этом сказано в письмах Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473 и от 03.08.2012 № 03-07-09/107, а также ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/[email protected] Запись вносится в день, когда возвращенный товар был принят к учету. При этом в наличии у организации должны быть документы, подтверждающие прием и принятие к учету товаров:

  • заявление от покупателя о возврате (с указанием наименования товара, его стоимости и причины возврата) с приложенным к нему чеком ККТ;
  • накладная, по которой товар принимается от покупателя.

ООО «Магазин» занимается розничной торговлей. 10 января 2015 г. организация реализовала покупателю зимние ботинки по цене 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.). Покупка была оплачена наличными, покупателю выдан чек ККТ. Однако 12 января 2015 г. покупатель вернул товар, так как выяснил, что ботинки ему не подходят. Денежные средства вернули покупателю на основании его заявления с приложением чека. Какие записи в книгу продаж и покупок следует внести организации?

В день продажи ботинок, 10 января 2015 г. организация должна внести запись в книгу продаж на основании контрольной ленты ККТ за этот день. 12 января 2015 г. после возврата денег и приема товара обратно, ООО «Магазин» имеет право поставить НДС к вычету со стоимости возвращенного товара в сумме 540 руб. (п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ). В книге покупок организация зарегистрирует реквизиты расходного кассового ордера, по которому деньги вернули покупателю. При этом у общества должна быть в наличии накладная, составленная при приеме ботинок от покупателя, этот документ будет подтверждением факта возврата товара.

Товар возвращают в день покупки

Если товар вернули в день покупки, то деньги покупателю возвращаются из операционной кассы. Кассир имеет право вернуть нужную сумму по чеку, выданному в его кассе, с подписью директора организации, его заместителя или заведующего (п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ). В этом случае составляется акт по форме № КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, к нему прилагается заявление покупателя на возврат денежных средств и чек ККТ, подтверждаю­щий покупку. Так как деньги выдают из операционной, а не из общей кассы организации, расходный ордер не составляется.

Поскольку в книге продаж будет отражена вся стоимость реализованных в течение дня товаров (включая возвращенные), стоимость возвращенного товара следует отразить также в книге покупок. Разъяснений по поводу того, на основании какого документа вносить запись в книгу покупок в данной ситуации, не найдено. Очевидно, что следует регистрировать в книге покупок документ, подтверждающий возврат денежных средств, то есть акт по форме № КМ-3. Также необходимо иметь в наличии заявление от покупателя о возврате и накладную, по которой товар был принят обратно.