Основные правила создания счетов-фактур в 1С

Счет-фактура в 1С: Бухгалтерия: как сделать правильно, легко и быстро

«1С: бухгалтерия», разработанная российской компанией, — наиболее популярная в нашей стране программа для автоматизации бухгалтерского, управленческого и налогового учета. На данный момент на рынке одной из последних версий является 1С: Бухгалтерия 8.3. Программа имеет достаточно несложный интуитивный интерфейс, но у бухгалтеров, переходящих на новую версию, часто возникает вопрос: как в 1с сделать счет-фактуру, важнейший документ, который налоговая при проверке НДС требует одним из первых?

Оформляем продажу быстро и без ошибок? Легко!

В 1С: Бухгалтерия счета-фактуры создаем на основании документа «Реализация товаров и услуг», именно туда вводятся все данные, которые затем попадают в счета-фактуры. Его можно оформить двумя путями:

  • Завести новый (раздел «Покупки и продажи», гиперссылка «Реализация товаров и услуг»);
  • Создать на основе имеющегося счета.

Пойдем вторым путем. Находим раздел «Покупки и продажи», гиперссылка «Счета на оплату покупателям». В журнале видим список счетов, выданных контрагентам. Выбираем нужную строку и на панели чуть выше журнала жмем на кнопку «Создать на основании». Затем из списка предложенных документов выбираем «Реализация товаров и услуг».

Форма документа заполнится сама, но проверить нужно все равно, при необходимости отредактировать. Смотрим: в поле «Вид операции» должно стоять «Продажа, комиссия», поле «Номер» заполнится автоматически после записи документа, в поле «Дата» по умолчанию стоит текущая, но оно доступно для редактирования, организация проставляется автоматически, в поле «Склад» ставим тот склад, с которого идет списание реализуемого товара. Поля «Контрагент», «Договор» также подтягиваются из счета на оплату, если же мы заводили новый документ на реализацию, то необходимо их выбрать из соответствующих справочников. Естественно, перед этим их нужно там правильно завести.

Поле «Зачет аванса» позволяет выбрать из трех вариантов:

  • «Не зачитывать» (проводки по зачету не сформируются);
  • «Автоматически» (стоит по умолчанию, 1С: Бухгалтерия сама определяет наличие аванса, необходимость проводок);
  • «По документу» (для зачета нужно прямо указать документ на аванс).

Оставляем «Автоматически», как правило, этот вариант удобнее всего.

Ниже вы можете видеть гиперссылку «Цены и валюты», с помощью которой открывается окно с параметрами валюты, порядком включения НДС, типом цены. Заполняем при необходимости.

Если грузополучатель товара и покупатель – разные организации, во вкладке «Дополнительно» выбираем грузополучателя.

Табличная часть документа, созданного на основании счета, заполняется автоматически. Если мы формируем новый документ, реализуемые товары подтягиваем из справочника «Номенклатура». Счета учета заполняются сами, они зависят от того, как заполнен справочник «Счета учета номенклатуры».

Если товара на указанном складе нет или недостаточно, записать документ Вы сможете, но провести нет.

Теперь можно печатать товарную накладную (внешняя печатная форма выводится с помощью кнопки «Печать» в верхней части формы), проводить (кнопка «Провести» там же) и создавать счет-фактуру. Счета-фактуры мы можем выписывать покупателю сразу, а можно дожидаться возвращения в бухгалтерию торговой накладной с подписью покупателя. Счета-фактуры можно создавать:

  • Через раздел «Покупки и продажи», гиперссылка «Счета-фактуры выданные»;
  • Документом «Реализация товаров и услуг», ссылка «Выписать счет-фактуру».

После проведения реализации проверьте сформированные 1С: Бухгалтерия проводки (Кнопка «Дт-Кт»):

Воспользуемся вторым способом. Нажимаем ссылку, документ сформируется автоматически с заполненными на основании документа о реализации данными. Его можно распечатать. На верхней панели формы нажимаем кнопку с принтером, сформируется внешняя печатная форма, и кнопку «Провести и закрыть» для окончательного оформления документа. Печатная форма счета-фактуры в программе полностью соответствует российскому законодательству.

Будьте внимательны. Аннулировать введенную счет-фактуру, если её не примет покупатель, бухгалтерия только сторнированием (текущий год) либо корректировкой реализации (операции за прошедшие периоды).

Окажем и оформим услугу? Не вопрос!

Оформление счета-фактуры в 1С: Бухгалтерия при реализации услуг почти такое же, как при реализации товаров. Здесь также есть несколько возможных путей оформления:

  • Форма «Реализация товаров и услуг» раздела «Покупки и продажи». При создании новой формы с помощью кнопки на панели инструментов указываем вид реализации – услуги. В новом документе проставляем контрагента, договор (при необходимости заводим в соответствующие справочники), счета на оплату (если есть), проверяем наименование нашей организации. В поле «Расчеты» есть две ссылки: для настройки счетов учета, для выбора порядка учета НДС. Проверяем, если нужно – меняем. Заполняем табличную часть. Выписываем счета-фактуры;
  • Документ «Оказание услуг» (одноименная ссылка раздела «Покупки и продажи»). Эта форма объединяет всех контрагентов, которым оказывается определенная услуга из справочника (поле «Номенклатура»). Клиентов записываем в табличной части с указанием договора, цены за единицу. клиенту – отдельная строчка. Счета-фактуры формируются автоматически в специальной вкладке также по контрагентам. Чтобы их распечатать, нажимаем кнопку «Печать», формируется внешняя печатная форма.

Ура! Предоплата!

Если наша организация получила аванс, мы должны выставить счет-фактуру на аванс.

Сам аванс отражаем документом «Поступление на расчетный счет».

Существует два пути создания подобных счетов-фактур:

  • Ручной режим. Заходим в документ на аванс, нажимаем кнопку «Создать на основании». Появившуюся форму счета-фактуры проверяем и проводим кнопкой «Провести». Этот способ подойдет, если в организации аванс как форма расчетов практикуется редко;
  • Автоматический режим. Раздел «Учет, налоги, отчетность», ссылка «Счета-фактуры на аванс». В окошке обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» указываем период, организацию, нажимаем кнопку «Заполнить». Получаем таблицу со всеми счетами-фактурами на аванс, строки можно добавлять или аннулировать. Проверяем список, нажимаем «Выполнить». Чтобы увидеть сформированные документы переходим на ссылку снизу формы «Открыть список счетов-фактур на аванс».

Покупаем? Оформляем!

Входящую счет-фактуру от продавца в 1С: Бухгалтерия оформляем после того, как введем документ «Поступление товаров и услуг» из раздела «Покупки и продажи». С помощью этой формы оформляются любые покупки.

Итак, находим ссылку, нажимаем, видим журнал документов. Кнопкой «Добавить» создаем новый. Те реквизиты, без заполнения которых документ провести нельзя, подчеркнуты красной линией. Заполняем поля:

  • «Вид операции» (например, для покупки ТМЦ – «Покупка, комиссия»);
  • «Склад» (если учет ведется по складам, как зафиксировано настройками);
  • «Контрагент» (продавец должен быть заведен в справочнике);
  • «Договор».

Договор лучше завести непосредственно из документа, если предварительно добавить его в справочник, можно ошибиться с параметром «Вид договора», тогда документ его не найдет.

Поле «Организация» заполняется само. Поле «Зачет аванса», как и при реализации проще всего оставить с параметром «Автоматически».

Приобретаемые ТМЦ можно добавлять с помощью кнопок «Добавить» или «Подбор». С помощью последней – проще, так как она открывает форму выбора номенклатуры из справочника. Нажимаем «Перенести в документ» в верхней части экрана, получаем заполненную форму.

Дату, номер накладной от продавца вписываем в соответствующие поля, а не заменяем номер, дату на нашей форме.

Реквизиты полученного счета-фактуры вводим под табличной частью, где есть поля для номера, даты документа. Нажимаем «Зарегистрировать счет-фактуру», записываем в программу. Появляется ссылка на счет-фактуру, открываем, смотрим, проверяем. В документе предусмотрена возможность распечатать счет-фактуру за поставщика (если в этом есть необходимость).