Учет товарных чеков ИП, Журнал «Главбух»

1033 14 мая 2014

ИП на ЕНВД занимается розничной торговлей и подтверждая прием денежных средств выдает населению товарные чеки, разработанные ИП самостоятельно и содержащие все необходимые реквизиты. При этом ИП заполняет каждый товарный чек в электронном виде и распечатывает .Вопрос: Каким образом ИП должен вести учет выданных товарных чеков? Должен ли ИП иметь у себя второй экземпляр товарного чека в бумажном виде, или достаточно хранить электронный вариант, например в Exсel?

Для учета выданных товарных чеков предприниматель должен самостоятельно разработать форму книги по учету данных чеков по аналогии с бланками строгой отчетности. Законодательством не утверждена форма по учету товарных чеков. При проверке наличной выручки у плательщика ЕНВД, налоговые инспекторы проверяют наличие документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар: проверяется фактическое наличие товарных чеков, определяют число использованных чеков за проверяемый период на основании книги учета бланков документов. Затем налоговики сопоставляют суммы выручки, отраженной в учете проверяемого субъекта, с фактическим количеством копий использованных бланков (корешков документов), хранящихся у проверяемого лица.

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Первичные документы можно составлять в электронном виде и хранить их можно в таком же формате (но не в Exсel). Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252. п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).*

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ ).

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве .

Ситуация: можно ли хранить документы в электронном виде

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252. п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.*

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Как проводится проверка полноты учета наличной выручки

Прием денег без ККТ

Если организация (предприниматель) оказывает услуги населению без применения ККТ, проведут проверку:

  • фактического наличия бланков строгой отчетности;
  • количества использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности;
  • копий использованных бланков (корешков документов): сумму выручки, отраженную в учете, сравнят с суммами, отраженными в копиях использованных бланков.

У плательщика ЕНВД, не применяющего ККТ, проверят наличие документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

По каждому факту расхождений у организации (предпринимателя) возьмут письменные объяснения (п. 37. 40 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н ). Письменные объяснения будут включены в акт проверки (п. 49 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н ). Поэтому представьте их до составления акта.

государственный советник налоговой службы РФ III ранга

3.Рекомендация: Как учитывать бланки строгой отчетности

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

  • автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
  • при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Е.Ю. Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4.Статья: С февраля будет проще оспорить решения по проверкам ККТ и наличной выручки

Проверки применения контрольно-кассовой техники и учета наличной выручки налоговые органы проводят уже давно (ст. 7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ, далее — Закон № 54-ФЗ ). Однако правила их проведения нигде не были зафиксированы, за исключением внутренних указаний налогового ведомства (письмо ФНС России от 08.06.07 № ШТ-6-06/[email protected] ). Теперь это упущение исправлено и организации смогут проверить правильность и законность проведения таких проверок.

Порядок проверки наличной выручки отличается для компаний, использующих БСО

Проверка полноты учета выручки не может превышать 20 рабочих дней с даты выписки поручения (п. 19 Регламента по выручке ). Во многом эта процедура схожа с проверкой применения ККТ. Даже перечень запрашиваемых документов практически совпадает (см. врезку на с. 69). Акт по результатам проверки составляется также не позднее ее последнего дня (п. 51 Регламента по выручке ).

В рамках проверки полноты выручки инспекторы обязательно проведут ревизию наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты. Перед началом проверки кассир должен оформить расписку об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег, а также о представлении ревизорам всех квитанций и приходных кассовых ордеров о сданной выручке (п. 36 Регламента по выручке ).

Далее налоговики сопоставляют суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте ККТ, и записями в журнале кассира-операциониста.

У тех компаний, которые пользуются БСО, порядок контрольных действий иной. В частности, у них сначала проверяется фактическое наличие БСО (по видам бланков). Далее определяется число использованных БСО за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки и актов инвентаризации БСО.

Затем налоговики сопоставляют суммы выручки, отраженной в учете проверяемого субъекта, с фактическим количеством копий использованных бланков (корешков документов), хранящихся у проверяемого лица. У «вмененщиков» проводятся все аналогичные действия, но только не с БСО, а с товарными чеками, квитанциями или другими документами, подтверждающими прием наличных денег.

По каждому факту расхождений налоговики вправе получать от проверяемого лица необходимые письменные объяснения. Кроме того, инспекторы могут привлекать сторонних экспертов, если требуется применение научных, технических или иных специальных знаний.

Журнал «Российский налоговый курьер» № 8, Апрель 2012