ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге — Бухгалтерия Онлайн

ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге

17 февраля 2014

Электронные счета-фактуры равнозначны своим бумажным аналогам. Поэтому компании и предприниматели, которые подключены к системе электронного документооборота (ЭДО) и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ), не обязаны хранить эти документы в бумажном виде. Об этом напомнила Федеральная налоговая служба в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/[email protected] .

Согласно Налоговому кодексу счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 1 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н .

Электронный счет-фактура признается юридически значимым при соблюдении следующих условий. Во-первых, он должен быть составлен в утвержденном Федеральной налоговой службой XML-формате (приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/[email protected] ). Во-вторых, подписан электронной подписью (КЭП) руководителя или другого уполномоченного лица. В-третьих, выставлен через оператора ЭДО. Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключились к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок » от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см. «С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами »; «Чем подписывать электронные счета-фактуры в 2013 и 2014 году: узнайте ответ из “Диадок-news” ».

Счета-фактуры, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период. Об этом сказано в пункте 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137 ). Кроме того, пункт 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, обязывает участников ЭДО хранить документы в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Напомним, что общий для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе, счетов-фактур), составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Учитывая изложенное, налогоплательщик не обязан создавать бумажную копию электронного счета-фактуры и хранить документ именно в бумажном виде.

Также авторы письма напомнили, что вычет НДС на основании электронных счетов-фактур применяется в общем порядке. То есть после принятия на учет товаров (работ, услуг) и при наличии первичных документов, которые также могут быть также оформлены в электронном виде. Переданные через оператора электронного документооборота формализованные электронные документы можно представить в инспекцию через интернет по телекоммуникационным каналам связи (подробнее об алгоритме отправки см. «Обмен электронными документами с контрагентами: какие вопросы вызывают затруднения у бухгалтеров » и «Пользователи системы «Контур-Экстерн» могут отправить затребованные инспекцией документы в электронном виде »).