Электронные счета-фактуры: выставляем и принимаем правильно (продолжение) -Консультант пульс

Электронные счета-фактуры: выставляем и принимаем правильно (продолжение)

В прошлой статье мы приступили к освещению темы обмена счетами-фактурами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Сегодня мы приведем конкретные шаги, которые должны проделать организации, желающие включиться в электронный документооборот. Кроме того, мы подробно разберем процедуру обмена электронными счетами-фактурами у продавца и покупателя, а также расскажем, как внести исправления в электронный документ.

Алгоритм налаживания обмена электронными счетами-фактурами

Прежде всего, контрагенты должны договориться об обмене электронными счетами-фактурами. Причем обе стороны должны иметь для этого технические возможности.

Во-первых, получить сертификаты ключей подписи руководителя организации (или другого уполномоченного лица).

Во-вторых, обратиться к оператору электронного документооборота (ОЭД) с соответствующим заявлением. В нем должны быть указаны:

· полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);

· место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);

· идентификационный номер налогоплательщика-организации (индивидуального предпринимателя);

· сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;

· контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);

· сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель).

Обратите внимание: при изменении впоследствии указанных выше данных, участник электронного документооборота обязан в течение трех рабочих дней представить оператору электронного документооборота заявление о соответствующих корректировках. После получения такой бумаги оператор должен изменить учетные данные обратившегося лица. Срок – три рабочих дня (п. 2.2 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н ).

В-третьих, получить у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа, а также другую информацию, необходимую для подключения к системе электронного обмена счетами-фактурами.

После того, как ОЭД подключит компанию к электронному обмену счетами-фактурами, он обязан направить в налоговый орган по месту нахождения хозяйствующего субъекта ее учетные данные. Оператору на это отводится три рабочих дня. Пункт 2.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н .

Процедура выставления электронного счета-фактуры

Чтобы выставить электронный счет-фактуру по телекоммуникационным каналам связи, продавец должен последовательно:

· сформировать счет-фактуру в электронном виде;

Имейте в виду: электронный счет-фактура должен иметь определенный формат. Нарушать его недопустимо.

· подписать счет-фактуру УКЭП;

· зашифровать счет-фактуру (при необходимости);

· направить файл счета-фактуры в адрес покупателя через своего оператора;

· сохранить подписанный счет-фактуру.

Оператор электронного документооборота продавца при получении от клиента файла счета-фактуры должен:

· зафиксировать дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры;

· направить в адрес покупателя файл счета-фактуры продавца, зафиксировать дату и время его отправки;

· сформировать подтверждение, заверенное УКЭП, с указанием даты и времени поступления к нему файла счета-фактуры продавца;

· сохранить подписанное подтверждение.

Что касается оператора электронного документооборота покупателя, то, согласно пункту 2.6 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. в его обязанности входит:

· фиксация даты и времени поступления электронного счета-фактуры;

· направление покупателю файла счета-фактуры с одновременной фиксацией даты и времени его отправки покупателю;

· формирование подтверждения для покупателя (с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры покупателю);

· подпись подтверждения для покупателя УКЭП и направление документа по соответствующему адресу;

· сохранение подписанного подтверждения.

Продавцу, после того, как он получил подтверждение от своего оператора, необходимо:

· проверить подлинность электронной подписи ОЭД;

· сформировать извещение о получении подтверждения ОЭД;

· подписать извещение УКЭП и направить его своему оператору;

· сохранить подписанное подтверждение ОЭД и извещение о получении подтверждения ОЭД.

Обратите внимание: срок для проведения всех указанных выше операций – не позднее рабочего дня, следующего за получением информации.

После получения от продавца извещения оператор электронного документооборота проверяет подлинность электронной подписи продавца и сохраняет его (п. 2.7 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н ).

Процедура получения электронного счета-фактуры

Теперь подробно разберем порядок действия покупателя, при получении им электронного счета-фактуры.

Покупатель при получении файла счета-фактуры обязан следовать указаниям пункта 2.9 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. В нем перечислены следующие обязанности:

· проверка подлинности УКЭП продавца;

· формирование и заверение своей электронной подписью извещения о получении электронного счета-фактуры;

· направление извещения о получении счета-фактуры в адрес продавца через своего оператора;

· сохранение подписанного электронного счета-фактуры и извещения о его получении.

Оператор покупателя при получении от своего клиента соответствующего извещения о получении производит следующие действия (п. 2.10 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н ):

· направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении счета-фактуры;

· фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры;

· формирует подтверждение с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры;

· подписывает подтверждение своей электронной подписью и направляет в адрес покупателя;

· сохраняет подписанное подтверждение.

Имейте в виду: продавцу при получении от покупателя соответствующего извещения о «приемке» электронного счета-фактуры необходимо в течение рабочего дня проверить подлинность УКЭП покупателя. После чего, сохранить извещение у себя (п. 2.11 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н ).

· проверить подлинность усиленной подписи оператора;

· подписать извещение УКЭП и отправить его своему оператору;

· сохранить подписанное подтверждение ОЭД и извещение о получении подтверждения ОЭД.

· проверить подлинность УКЭП оператора;

· подписать извещение и направить его оператору;

· сохранить подписанное подтверждение ОЭД и извещение о получении подтверждения ОЭД.

Как внести исправления в электронный счет-фактуру

Если счет-фактуру необходимо скорректировать, покупатель должен направить продавцу специальное уведомление об уточнении этого документа. Пересылка ведется через оператора электронного документооборота – пункт 1.12 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н .

После получения уведомления продавец должен исправить счет-фактуру и повторно направить покупателю исправленный вариант.

О том, как хозяйствующие субъекты ведут обмен электронными счетами-фактурами на практике, мы расскажем в следующей статье по данной тематике.

1. Для обмена электронными счетами-фактурами компаниям следует получить сертификаты ключей подписи руководителя, обратиться к ОЭД с заявлением, а также получить идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другую специальную информацию.
2. При выставлении и получении электронных счетов-фактур продавцы и покупатели должны соблюдать определенные процедуры.
3. Если счет-фактуру необходимо скорректировать, покупатель должен направить продавцу специальное уведомление об уточнении этого документа.

Похожие статьи