Электронные счета-фактуры в «1С: Предприятии 8»

Электронные счета-фактуры в «1С:Предприятии 8»

Дата 23 мая 2012 г. среди специалистов по автоматизации может считаться памятной — в этот день вступил в силу приказ Федеральной налоговой службы «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета…

Дата 23 мая 2012 г. среди специалистов по автоматизации может считаться памятной — в этот день вступил в силу приказ Федеральной налоговой службы «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Чем же так важен и памятен этот приказ ФНС? Это последний, завершающий фрагмент нормативно-правовой базы, необходимой для запуска полноценного электронного оборота документов между предприятиями.

Еще до вступления этого приказа в силу, в начале мая, фирмами «1С» и «Такском» было представлено совместное решение, позволяющее предприятиям-пользователям «1С:Предприятия 8» перейти на безбумажную технологию взаимодействия с контрагентами и наладить удобный обмен электронными счетами-фактурами и документами других видов.

В рамках статьи мы попробуем разобраться, как устроен безбумажный документооборот в «1С:Предприятии 8» и какие преимущества получает пользователь этой технологии.

Прежде всего необходимо определиться с терминологией. Термин «безбумажный» вовсе не означает «без бумаги, как таковой». Автоматизация деловых процессов и повсеместное распространение на рабочих местах компьютерной техники не сократили, а, пожалуй, даже увеличили количество порождаемых бумажных носителей. Это и неудивительно — трудозатраты на изготовление бумажной копии — практически нулевые, что позволяет сотрудникам плодить бумаги в устрашающих количествах и всемерно огорчать своих руководителей, мечтающих о сокращении непроизводственных издержек.

Главное отличие «бумажной» и «безбумажной» технологий заключается в том, какой из элементов — материальный или цифровой — является юридически значимым, а какой только вспомогательным. В бумажной технологии значимый элемент — лист бумаги с печатью и подписью. Разумеется, информация, изложенная на этом листе, может также храниться и в базе данных, но без соответствующего бумажного носителя наш документ не попадает в правовое поле. Для безбумажной технологии ключевой элемент, наоборот, цифровой объект (электронный документ, подписанный электронно-цифровой подписью), именно он представляет собой «юридический оригинал документа», в том числе и для налоговой службы.

Разумеется, техническая возможность обмениваться электронными документами была у предприятий и раньше. Ничто не мешало предприятию договориться с контрагентом о формате и протоколе обмена данными и пересылать друг другу прайс-листы, каталоги, заказы, счета и накладные. При наличии электронно-цифровой подписи (в терминах нового законодательства — «квалифицированной электронной подписи») такие документы даже можно было предоставить суду или проверяющим органам, но для этого все равно потребовалось бы распечатать документ и заверить его печатью предприятия и подписью руководителя. Но такой порядок не распространялся на счета-фактуры — они могли быть только бумажными, и никакими другими.

Что же изменилось после вступления в силу ряда нормативных актов, последний из которых — упомянутый выше приказ ФНС? У предприятий появились новые возможности по работе с электронными документами:

  • возможность представлять электронные документы контролирующим органам без необходимости сопровождения их печатными копиями;
  • возможность обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но только через оператора электронного документооборота.

Для чего же в цепочке передачи счетов-фактур обязательно требуется посредник в виде оператора электронного документооборота, неужели не достаточно обычной электронной почты? Министерство финансов и Федеральная налоговая служба возлагают на оператора ЭДО функции независимого арбитра, который регистрирует факт передачи электронного документа, в том числе дату и время этой передачи. При возникновении разногласий между покупателем и поставщиком оператор ЭДО является стороной, подтверждающей информацию о факте и моменте передачи электронного документа в суде и других инстанциях.

Помимо этого, оператор ЭДО обеспечивает гарантированную безопасную доставку электронных документов адресату.

В тандеме поставщиков сервиса обмена электронными документами «1С:Такском» функции распределены следующим образом: «Такском» предоставляет услуги оператора электронного документооборота, а фирма «1С» обеспечивает функциональность обмена электронными документами в своих типовых решениях, а также предоставляет инструментарий для интеграции этого сервиса в другие программные продукты, созданные на платформе «1С:Предприятия 8».

Как реализована функциональность электронного документооборота в «1С:Предприятии 8»? Во-первых, соответствующая подсистема была добавлена в те типовые конфигурации, в которых предусмотрена работа со счетами-фактурами. Во-вторых, функциональность ЭДО была выпущена в виде отдельной технологической конфигурации «1С:Библиотека электронных документов 8.2». Библиотека поддерживает работу в обоих режимах (управляемое и обычное приложение) и может быть встроена в любую отраслевую, специализированную или уникальную конфигурацию. Зарегистрированные пользователи «1С:Предприятия 8» могут получить библиотеку на сайте поддержки в рамках информационно-технологического сопровождения.

Следует отметить важный нюанс: в подсистеме электронного документооборота «1С:Предприятия 8» поддерживается обмен документами как посредством оператора, так и напрямую с контрагентами. Передавать электронные счета-фактуры можно только через оператора ЭДО, это требуется законодательством. Но в случае других видов документов и если нет необходимости в гарантированной безопасной доставке, можно использовать и прямой обмен данными с контрагентом.

Чтобы подключиться к обмену электронными документами в «1С:Такском», предприятию необходимо:

  • Быть зарегистрированным пользователем «1С:Предприятия 8».
  • Иметь действующий договор на информационно-технологическое сопровождение с партнером фирмы «1С» — фирмой-франчайзи.
  • Обновить конфигурацию своей информационной базы до требуемого релиза (в случае типовой конфигурации) или встроить в конфигурацию «1С:Библиотека электронных документов 8.2» (в случае отраслевой или специализированной конфигурации).
  • Обладать сертификатом электронно-цифровой подписи от любого удостоверяющего центра, входящего в пространство доверия ФНС России (если такого сертификата нет, получить его можно у регионального представителя «Такскома»).
  • Заполнить заявку на регистрацию предприятия в качестве участника электронного обмена документами (непосредственно в программе или в личном кабинете на сайте поддержки пользователей «1С»).
  • Настроить модуль криптографии и электронно-цифровую подпись в информационной базе «1С:Предприятия 8».
  • Выслать (это выполняется непосредственно в программе) контрагентам приглашение присоединиться к обмену электронными документами.
  • Дождаться положительных ответов от контрагентов (подтверждения согласия участвовать в электронном обмене поступают прямо в программу).

Помимо технических действий от предприятия-участника обмена потребуется соблюдение и некоторых юридических формальностей.

  • Внести изменения в учетную политику предприятия, предусматривающие обработку, обмен и хранение документов в электронном виде.
  • Подписать с контрагентами соглашения об обмене электронными документами.
  • Заключить с тем партнером фирмы «1С», с которым есть договор на информационно-технологическое сопровождение, лицензионный договор на право дистанционного доступа к ПО оператора электронного документооборота «Такском».

После выполнения подготовительных действий (которые выглядят сложными и/или долгими только на бумаге, реально это делается просто и быстро) отправка и прием электронных документов в информационной системе на платформе «1С:Предприятие 8» становятся доступны буквально «по одной кнопке».

Очевидно, что сама по себе цифровая природа коммерческих документов в целом и счетов-фактур в частности не является целью предприятия. Электронный документооборот внедряют не для того, чтобы ощутить удовлетворение от приобщения к современным технологиям, а для достижения вполне конкретных выгод. В чем же заключаются выгоды предприятия от перехода к безбумажной технологии взаимодействия с контрагентами? Эти выгоды определяются двумя словами: экономия и оперативность.

Экономия времени — электронные документы передаются от отправителя к адресату практически мгновенно. Исключаются ситуации, когда юридическое оформление сделки запаздывает на дни и недели от ее физического совершения.

Оперативность — прямое следствие экономии времени на доставку документов. Здесь можно выделить два преимущества безбумажных технологий:

  1. Главное преимущество электронного документооборота, как такового: возможность сразу же «пустить в дело» поступившие документы. Документы оказываются в информационном пространстве предприятия одновременно (или даже раньше) с поступлением товаров и материалов. Не нужно ждать, пока оператор получит бумажные копии и внесет информацию в систему, товары и материалы сразу же можно передавать в продажу и/или в производство.
  2. Дополнительное преимущество сервиса электронного документооборота, встроенного непосредственно в «1С:Предприятие 8». Входящие документы попадают сразу в информационную систему предприятия и становятся «рабочими», не возникает паузы, необходимой для переноса документа из внешней системы ЭДО.

Далее, экономия трудозатрат на рутину — принимающей стороне не требуется вручную вводить входящие документы в свою информационную систему, входящие документы создаются автоматически. Может потребоваться ручное сопоставление номенклатуры, но и только (причем подсистема ЭДО умеет запоминать результаты сопоставления и использовать их при обработке поступающих документов в дальнейшем).

Экономия трудозатрат (не говоря о нервной энергии) ответственных сотрудников на выявление, исправление и ликвидацию последствий разнородных ошибок — «документ ввели не той датой», «документы куда-то потерялись», «на документе случайно нарисовали чертика», «в документ случайно завернули бутерброды» и тому подобные проявления человеческого фактора, неистощимого на генерацию неприятностей.

Экономия полезной площади — электронные документы не нужно складывать в коробки, коробками не нужно забивать стеллажи в комнатах, комнаты не нужно освещать, охранять и отапливать. Вся история деятельности предприятия умещается на одном жестком диске (разумеется, как минимум на двух, а лучше — на трех).

Наконец, банальная экономия денег. Пересылка через «Такском» комплекта документов по одной сделке (три документа: счет-фактура, акт/накладная, счет) стоит 10 руб. (причем первые 100 или 50 комплектов, в зависимости от типа договора ИТС, пользователь получает бесплатно). Сколько стоит изготовление и пересылка того же самого комплекта бумажных документов, даже если исключить потери от человеческого фактора — с учетом расходных материалов, износа печатающих устройств, трудозатрат на раскладывание документов по конвертам, оплаты почтовых или курьерских услуг, последующего хранения «наших экземпляров» в архиве? Каждый может посчитать самостоятельно, в Интернете приводятся оценки «в среднем от восьмидесяти до ста». Дальше совсем просто: взять разницу и умножить на число сделок, требующих оформления документов, сколько это получается за год? Возможно, что сумма и не поразит воображение, но это сокращение ненужных издержек, т. е. чистый профит без какого-либо ущерба для производственного процесса.

Пример из реальной жизни. Фирма «Комацу СНГ», дочерняя компания и генеральный дистрибьютор в РФ ведущего японского производителя строительной и горной техники Komatsu, опубликовала пресс-релиз, в котором приводит ожидаемую экономию от перехода на обмен электронными документами со своими дистрибьюторами: не менее 4,7 млн. руб. в год.

Конечно, есть и кое-какие подводные камни. Технология безбумажного документооборота эффективна тогда и только тогда, когда она внедрена и работает на обоих концах провода, и у поставщика, и у покупателя. Прогрессивному предприятию, которое нацелилось на обмен электронными документами, придется каким-то образом подвигнуть на такой же шаг и своих контрагентов, иначе технология просто не работает. Преодолеть психологический барьер у руководителей, десятилетиями работающих с бумажными документами, и убедить их в том, что цифровой документ — такой же полноправный объект делового процесса, в том числе и для государственных органов, — задача не из легких, но ее придется решать.

Однако, собственно, в этом и заключается главный принцип успешности бизнеса — поставить правильную задачу, найти решение и воплотить его на практике.